診療予約システム・診察予約システム・予防接種在庫管理システムのチェックオン(checkon)
予約システムの動向
昨今、様々な予約システムが診療所、クリニックを始めとした医療機関に導入され、患者サービスの一翼を担っています。
事前に電話やWEBから予約、もしくは順番を登録して受診間近に出向くというスタイルが徐々に定着し、予約システム導入の有無が患者さんの病院選びの選択肢として重視されつつあります。
また、医療機関側としても単に患者さんのメリットのみを追求しているわけではなく、むしろ診察の効率化・スタッフ業務の補助といった一面にこそ、より期待が寄せられ、導入を促す決め手となっています。
診療予約方法の変化
- 受付窓口にて診察券による申し込み順、診察時間までの待ち時間が長い。
- 一般電話からの予約を紙ベースでスタッフが管理。受付スタッフの業務増。
- 来院患者に対して受付スタッフが予約を従来は紙ベースで予約管理していたが、最近は管理画面による予約管理。
- 院内に設置された予約システムの画面から来院患者自身が予約。
- 電話回線を利用したシステムが予約を管理。
院内にＣＴサーバを設置、電話回線の引き込みと施設が必要。高価格。
- インターネット回線を利用した予約システム。インターネット回線必要。外部サーバが予約管理。携帯、ＰＣからネット予約する世代向け。低価格。
- システムが電話予約を管理、外部ＣＴサーバを利用。電話回線の施設が不要、インターネット回線必要。低価格。
- 診察時間が近づいた事を予約患者に自動でメール、電話で呼出。
予約システムの必要性
患者が受診するにあたっての待ち時間の長さは、ニ次要因として、院内感染の心配を訴える保護者からのクレームや、問い合わせに対応するスタッフが手間を取られてしまうというような問題を少なからず引き起こしていました。
そういった問題を解決するべく登場した「予約システム」というカテゴリーにおいて、現在のように携帯電話やインターネット環境が普及する以前は、気軽に携帯端末から順番を取っておけるようなものはなく、アナログの電話回線を利用した昔ながらの日時指定型の自動音声応答による電話受付システムが主流でした。
この、初期の電話予約システムでは、音声応答する為の専用ハードウェアが必要な上、予約用として新たに専用の電話回線を用意しなければならず、導入費用も相当な高額であったと聞いています。それほど高価なシステムであっても、導入されている医療機関様も多数存在していました。言い換えてみれば、当時から患者の待ち時間に対する負担をなんとか軽減してあげたいという現場の意識があったという事も確かです。
昨今、医療現場の末端にまでIT化の波が押し寄せ、手軽に使えるWEB予約システムが一般化してきた事で、そういった問題が軽減されるという状況を、私も体験してきました。また、IT分野での需要が高まるにつれ、多種多様な予約システムが各メーカーより提案されることで選択肢の幅が広まり、様々な現場、地域に適合した予約システムを選択できるようになってきたことも、予約システム導入件数が一気に急増している要因であろうと考えられます。
業務の効率化に対する動き
例えば年配者への対応、デジタルメディアに対する世代間の格差といった事柄です。システムを販売する上で、そういった要因も併せてご説明することはもちろん、院長やスタッフの方々と打合せしながら医療現場での動線や、的確な対応といった実際の運用面をふまえた提案を心がけています。